Asiakirjajulkisuuskuvaus ja tietopyynnöt
Tiedonhallintayksikön on julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä kuvausta tietovarannoistaan. Tiedonhallintayksikkö on tiedonhallintalain 2 §:n 2 kohdan mukaan viranomainen, esimerkiksi kunta, jonka tehtävänä on järjestää tiedonhallinta.
Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja käyttötarkoitus
Tiedonhallintayksikön on julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä kuvausta tietovarannoistaan. Harjavallan kaupunki on tiedonhallintalaissa (906/2019) tarkoitettu tiedonhallintayksikkö. Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla kansalaiset voivat yksilöidä entistä paremmin tietopyyntönsä. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Harjavallan kaupungin asiarekisterit sekä palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Asiakirjajulkisuuskuvaus sisältää ohjeistuksen siitä, miten tietoja voidaan pyytää.
Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt tulee yksilöidä siten, että kunta voi selvittää mitä asiakirjaa pyyntö koskee (JulkL 621/1999/13 §). Kunnan velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä. Mahdollisuus saada tieto siitä, mitä tietoaineistoja kunnalla on, palvelee hallinnon avoimuutta.
Tietoaineistojen kuvausten yhteydessä on lueteltu hakutekijöitä, joilla tietoja voidaan hakea tietovarannon sisältämistä tietojärjestelmistä tai arkistoista. Asiakirjajulkisuuskuvaus sisältää myös ohjeet siitä, miten tietoja voidaan pyytää.
Harjavallan kaupungin tietovarannot ja rekisterit
Tietovarannolla tarkoitetaan Harjavallan kaupungille kuuluvien tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Harjavallan kaupungin tietovarannot koostuvat myös fyysisistä tietovarannoista eli arkistoista.
Taulukko Harjavallan kaupungin tietovarannoista (pdf)
Sosiaali- ja terveydenhuollon tietovarannot: Harjavallan kaupungin sosiaali- ja terveyspalveluiden järjestämisvastuu on siirtynyt 1.1.2021 alkaen Keski-Satakunnan sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymälle. Kuntayhtymä vastaa hallinnassaan olevien asiakirjojen luovuttamisesta, joten sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietoja koskevat tietopyynnöt tulee osoittaa kuntayhtymälle.
Hakutekijät, joilla asiakirjoja voi hakea
Hakutekijöinä voi käyttää esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta, kiinteistötunnusta tai asianumeroa (diaarinumeroa).
TIETOPALVELU JA TIETOPYYNNÖT
Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta.
Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa ilmoittaa, jos se on tiedossa. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse tai esittää puhelimitse.
Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Asiakirjan pyytäjältä voidaan pyytää myös lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö pyydetään tekemään kirjallisesti ja pyynnön tulee sisältää tietojen pyytäjän omakätinen allekirjoitus. Salassa pidettäviä asiakirjoja ja tietoja luovutetaan vain niille tahoille, joilla on salassa pidettävään tietoon oikeus.
Hakutekijät, joilla asiakirjoja on mahdollista pyytää, on eritelty liitteenä olevassa taulukossa. Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta, kiinteistötunnusta tai asianumeroa (diaarinumeroa).
Jos pyydettyjä asiakirjoja tai tietoja ei katsota voitavan antaa, tietoja pyytäneelle tulee kertoa perustelut sekä tieto siitä, että hän voi halutessaan saada tietopyyntönsä viranomaisen ratkaistavaksi. Toimielimen ja viranhaltijan päätökseen tiedon ja asiakirjan antamisessa haetaan muutosta hallintovalituksella suoraan hallinto-oikeudelta. Päätökseen ei siis voi tehdä oikaisuvaatimusta.
Tietopyynnöt toimitetaan Harjavallan kaupungille joko sähköisesti (tietopyyntölomake tai sähköposti) tai kirjallisesti osoitteeseen Harjavallan kaupunki, kirjaamo, Harjavallankatu 13, 29200 HARJAVALTA. Kirjaamo kirjaa tietopyynnöt määräaikojen noudattamiseksi ja toimittaa ne oikealle taholle.
Harjavallan kaupungin hallintosäännön 140 §:n mukaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (julkisuuslain) 4 ja 14.1 §:ssä tarkoitettu kaupungin toimielin voi siirtää toimialaansa kuuluvan asiakirjan antamista koskevaa viranomaisen ratkaisuvaltaa alaiselleen viranhaltijalle.
Kaupunginhallituksen päätöksen 27.9.2021/246 §:n mukaan valtuuston, kaupunginhallituksen, henkilöstöjaoston, keskusvaalilautakunnan ja keskushallinnon osalta oikeus päättää asiakirjojen antamisesta on kaupunginjohtajalla, hallintojohtajalla, talousjohtajalla ja tiedonhallintasihteerillä.
Muiden toimielinten osalta tietopyynnöistä vastaa toimielimen esittelijä, eli toimialueen johtava viranhaltija.
Tietopyyntölomake (vahva tunnistautuminen)
Koulutodistusten tietopyyntölomake (vahva tunnistautuminen)
Sähköposti: harjavallan.kaupunki@harjavalta.fi
Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat ja asiakirjamaksut
Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Kunta voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä. Paperitulosteista peritään maksu. Lisäksi erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisesta peritään kiinteä perusmaksu, joka porrastetaan tiedonhaun vaativuuden mukaan.